Come abilitare un ambiente web per il cliente?

Un video illustrativo che mostra come abilitare un ambiente web per gestire la Fatturazione Elettronica insieme alla ditta cliente.

Partendo da un’apposita applicazione presente nel GB (“Collegamento studio – cliente”), il commercialista accede ad una gestione denominata “Abbinamenti”.

Dalla detta maschera, lo studio attiva un ambiente web di fatturazione per ciascuna ditta cliente.

Come accedere all’ambiente web?

La ditta riceve un’e-mail che contiene delle credenziali di accesso. Dal sito del software di fatturazione accede al software web “Fatture GB” ed entra nel programma di fatturazione con la password ricevuta.

Come configurare le Opzioni Fatturazione?

Con questo video vogliamo mostrarti come configurare le voci presenti nella vista "Opzioni Fatturazione" del software Fatture GB web, accessibile dal menu Configurazione – Opzioni – Fatturazione.

È possibile impostare:

• cosa vedere all’avvio, ovvero all’accesso nel programma (riepilogo documenti emessi oppure cruscotto riepilogativo con grafici)
• quale data assegnare automaticamente al documento da creare (data dell’ultimo documento emesso, data successiva all’ultimo documento, data odierna)
• cosa fare dopo aver salvato un documento (rimanere all’interno del documento, creare un nuovo documento dello stesso tipo, accedere al riepilogo documenti di una tipologia predefinita, accedere al riepilogo documenti dello stesso tipo del documento salvato)

Come importare articoli e prestazioni?

Vediamo come importare degli articoli nel software Fatture GB web.

Gli articoli prodotti con il nostro programma o con altri gestionali possono essere caricati automaticamente seguendo delle semplici istruzioni.

Dall’apposita maschera è sufficiente scaricare un tracciato Excel e compilare il documento con i dati degli articoli (imprese) o delle prestazioni (professionisti) che si intendono riportare. La legenda che si trova all’interno del foglio guida l’utente ad un corretto inserimento.

Come inserire una nuova anagrafica cliente?

Un video illustrativo che mostra come inserire una nuova anagrafica cliente nel software FATTURE GB.

Creare anagrafica da QR Code

Vediamo come creare un’anagrafica utilizzando la scansione di un QR Code creato dalla sezione Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Il codice QR è un’immagine bidimensionale che contiene i principali dati anagrafici. Una volta scansionato tramite un apposito lettore ottico, permette l’inserimento dei dati dell’anagrafica in maniera veloce e a prova d’errore.

Ottenuto dal nostro cliente (o fornitore) il codice QR e installato il lettore ottico, possiamo procedere con l’importazione.

Come creare e impostare una modalità di pagamento predefinita per tutti i clienti?

Vediamo come creare e impostare una modalità di pagamento predefinita per tutti i clienti nel software Fatture GB web.

Qualora l’utente voglia utilizzare la stessa modalità senza doverla impostare manualmente per ciascun cliente, dovrà seguire un semplice procedimento.

Una volta impostata come predefinita, la modalità di pagamento sarà già presente di default alla creazione di un nuovo documento.

Come inserire le ritenute?

Un video illustrativo che mostra come inserire le ritenute nel software FATTURE GB.

Casse e Gestione Separata

Vediamo come applicare ad un documento la percentuale di rivalsa INPS nel caso in cui la ditta sia iscritta alla Gestione Separata, e come applicare eventuali casse professionali.

Per impostare la rivalsa INPS è necessario accedere in Anagrafica ditte > Iscrizioni e compilare la sezione INPS Gestione Separata con i dati relativi alla sede e la percentuale di rivalsa.

Per inserire le casse professionali è necessario accedere in Anagrafica ditte > Iscrizioni e andiamo a creare una nuova cassa inserendo tutti i dati richiesti quali la tipologia di cassa, l’aliquota da applicare e la data di iscrizione.

Come configurare opzioni di stampa?

Con il seguente video vogliamo mostrati come configurare le opzioni di stampa disponibili nel software web FATTURE GB per personalizzare PDF e copie cartacee delle fatture elettroniche create.

Tali funzionalità per la stampa sono state implementate a seguito dell’introduzione della Fatturazione Elettronica che ha standardizzato graficamente i file elettronici. Spesso, infatti, può essere utile, se non necessario, disporre di un file stampabile da recapitare al cliente che abbia un aspetto di proprio gradimento.

Da Configurazioni > Opzioni di Stampa è possibile impostare una serie di personalizzazioni da applicare alla copia cartacea o al PDF del documento prodotto, così che possa ricalcare le nostre preferenze e il layout grafico che vogliamo ottenere.

Inserire logo nei documenti

Vediamo come inserire un logo da riportare nella stampa della copia di cortesia dei nostri documenti.

Per caricare un logo, clicchiamo su Anagrafica Ditte e posizioniamoci in Contatti e documenti.

Possiamo quindi andare a definire la posizione del logo e dell’intestazione in base alle nostre preferenze.

È possibile inoltre inserire un logo esteso per tutta l’intestazione.

Impostare numero decimali ed effettuare arrotondamenti

Vediamo come impostare il numero di decimali (sia per prezzo che per quantità) ed effettuare gli arrotondamenti sui totali del documento.

Da Configurazione > Fatturazione - DDT possiamo andare a selezionare il numero dei decimali per le colonne quantità e prezzo.

Nel riepilogo del documento è possibile andare ad operare un arrotondamento manuale, cliccando sugli importi sottolineati.

Numerazione documenti (personalizzata, unica, bis)

Con il video di oggi vediamo come configurare i sezionali così da scegliere la numerazione da assegnare ai propri documenti.

Nel software è possibile impostare i sezionali dei documenti in modo che:

• ciascuna tipologia di documento abbia una numerazione propria
• tutti i documenti seguano un’unica numerazione
• un documento riporti una dicitura “bis” o simile

Operare sulle righe di un documento

Vediamo come operare sulle singole righe di un documento.

Grazie alla funzioni presenti nel software è possibile aggiungere e rimuovere righe durante la compilazione della fattura (o altro documento) e cambiare l’ordine con cui vengono visualizzate.

Come creare e utilizzare modelli predefiniti?

Con il seguente video vogliamo mostrarti come creare e utilizzare modelli predefiniti nella produzione di fatture, preventivi o altri documenti con il software web FATTURE GB.

Impostare dei modelli ricorrenti da applicare ai documenti è un procedimento di immediato vantaggio. L’operazione permette, infatti, di evitare azioni ripetitive e abbattere i tempi di elaborazione.

Dopo aver creato un nuovo documento è possibile salvarlo come “modello predefinito”, cioè come standard da utilizzare nuovamente alla compilazione di una fattura/preventivo successivo.

Come creare un DDT con destinatario diverso dal cessionario?

Vediamo come creare un documento di trasporto (DDT) con destinatario diverso dal cessionario nel software Fatture GB web.

In alcuni casi può essere necessario, infatti, creare il documento in modo tale che destinatario e cessionario finale non siano lo stesso soggetto.

Con apposite impostazioni in Anagrafica Clienti, in particolare nella sezione Sede dell’anagrafica del cliente interessato, si procede brevemente alla generazione del DDT desiderato.

Ricerca articoli per categoria / cliente

Vediamo come attribuire una categoria o un cliente ad un articolo, così da velocizzare la ricerca durante la compilazione di un documento.

Alla creazione di un articolo, una volta definiti tutti i suoi campi, è possibile attribuire una categoria. Scaricando un articolo durante la compilazione del documento, sarà così possibile filtrare solo gli articoli che appartengono alla categoria di interesse.

Un’altra funzione che può aiutarci, è l’abbinamento del singolo articolo ad un cliente. In questo modo l’articolo sarà selezionabile solo per il cliente che abbiamo specificato.

Come emettere autofattura?

Vediamo come emettere un’autofattura con il software web Fatture GB.

L’autofattura è un documento fiscale che contiene gli stessi elementi di una fattura e viene emesso dal cessionario/committente anziché dal cedente/prestatore.

Andiamo a vedere come creare un’autofattura nel caso di passaggi interni tra attività distinte della stessa azienda.

Come sfruttare le funzioni Spese d’incasso e Calcoli automatici?

Vediamo nel dettaglio le funzioni Spese d’incasso e Calcoli automatici, con le quali velocizzare l’inserimento dei dati all’interno del corpo di un documento creato con Fatture GB Web.

Con la gestione Spese d’incasso è possibile creare una voce di spesa e riportarla in automatico all’interno del documento, oppure impostarla per essere già inserita alla creazione di una nuova fattura.

Tramite la funzione Calcoli automatici, invece, possiamo inserire delle righe calcolate in base a quelle già presenti nel corpo del documento.

Per personalizzare la spesa che si vuole inserire, accedere alla gestione e creare una nuova voce inserendo descrizione, aliquota IVA e importo della spesa.

Applicare sconti ad articoli e documenti

Vediamo le diverse modalità per applicare uno sconto ai nostri articoli o documenti..

Per applicare lo sconto a livello di articolo è necessario valorizzare in percentuale la colonna inerente gli sconti. È inoltre possibile impostare uno sconto di default per un determinato cliente.

Per applicare uno sconto a livello di documento possiamo inserire una riga con valore negativo con riportato il valore dello sconto oppure ricorrere alla funzionalità dei calcoli automatici.

Come compilare le modalità di pagamento?

Un video illustrativo che mostra come compilare le modalità di pagamento nel software FATTURE GB.

Applicare scorporo IVA

Vediamo come procedere con lo scorporo dell’IVA dall’interno del documento.

Cliccando sulla colonna “Importo”, verrà chiesto se impostare l’importo della colonna come ivato. Impostata la colonna come ivata e inserita l’aliquota IVA, la procedura in automatico provvederà ad effettuare lo scorporo.

È possibile impostare direttamente l’importo ivato alla creazione di un nuovo documento.

Come calcolare l’IVA agevolata con aliquota ridotta al 10%?

Vediamo come calcolare l’IVA agevolata con aliquota ridotta al 10% nel software Fatture GB Web.

L’aliquota IVA al 10% da assoggettare al bene significativo è prevista dalla L. 23/12/1999, n. 488 per le prestazioni di manutenzione ordinaria e straordinaria su immobili a prevalente destinazione abitativa.

Con un’apposita utility presente nel software, inserendo il valore complessivo della prestazione e il valore del bene significativo verrà calcolata in automatico la parte del bene significativo assoggettato al 10%, la parte del bene significativo soggetto a IVA del 22% e gli altri costi con IVA al 10%.

Emettere fattura cointestata

Vediamo come emettere una fattura cointestata nel software FATTURE GB Web.

Compilati in anagrafica cliente i campi richiesti con i dati del primo cointestatario, inseriremo quelli del secondo cointestatario dalla maschera “Elenco cointestatari”, sempre nella stessa anagrafica.

Salvato il documento, nella stampa di cortesia del documento verrano riportati sia il destinatario che il contestatario. Nella fattura elettronica noteremo che il destinatario sarà riportato nel campo del cessionario/committente, mentre il cointestatario sarà aggiunto nella causale del documento.

Emettere fattura con scissione dei pagamenti

Vediamo come emettere una fattura nel caso di scissione dei pagamenti (o split payment).

Innanzitutto, dalla nostra ditta selezionare l’attività ed impostare l’Esigibilità IVA con Scissione Pagamenti.

Successivamente, compilare il documento e selezionare il codice IVA filtrando le causali da usare per applicare lo split payment.

Il totale dovuto sarà riportato al netto dell’IVA e nella fattura elettronica sarà compilato il campo dell’esigibilità.

Creare avvisi di parcella e trasformare in parcella

Vediamo come come gestire correttamente gli avvisi di parcella e la loro trasformazione in parcella definitiva.

Innanzitutto, possiamo verificare che da Configurazione > Fatturazione – Ddt sia selezionata la spunta Includi dicitura per fatture pro-forma – avvisi di parcella.

Per trasformare in definitiva una parcella sarà sufficiente richiamare un documento con stato “Seguirà documento di vendita” e cliccare su Crea – Parcella.

Emettere fattura semplificata

Vediamo come emettere una fattura semplificata.

Questa tipologia di documento ha lo stesso valore contabile, fiscale e legale della fattura ordinaria, ma per la sua emissione sono necessarie meno informazioni obbligatorie e il suo importo totale non può superare i 400 euro (IVA inclusa).

A differenza delle fatture normali, per i documenti semplificati possono essere indicati anche solo la partita IVA, il codice fiscale ed il relativo codice destinatario.

Richiamare documenti anni precedenti non ancora fatturati

In Riepilogo dei documenti > Fattura Pro-Forma (o Avviso di Parcella nel caso di professionisti) è presente una sezione “Anni precedenti non fatturati” da dove saranno riepilogati tutti quei documenti della tipologia selezionata il cui stato è “Parzialmente associato” o “Seguirà documento di vendita”.

Come inserire dati contratto?

Vediamo come inserire in fattura i dati di contratti/ordini di acquisto, qualora il cliente richieda di riportarli nel documento che hai prodotto con il software Fatture GB web.

La fattura elettronica è strutturata in base al tracciato standard XML, pertanto è necessario indicare tali informazioni in appositi campi.

Il programma consente di inserire dalla sezione “Altri dati” un serie di dati utili al cliente, ad esempio:

• numero e data del contratto
• oggetto della fornitura nella causale
• info relative alla Dichiarazione d’Intento…

Ricerca campo nel tracciato della fattura elettronica

Vediamo come ricercare un campo nel tracciato standard della fattura elettronica, qualora il cliente ne richieda la compilazione.

Accedendo alla guida online, per ogni campo è specificato a quale punto dello schema del file XML della fattura elettronica corrisponde.

Creando la fattura elettronica, il dato richiesto dal cliente sarà quindi inserito nella posizione specifica del tracciato.

Come creare una fattura elettronica?

Un video illustrativo che mostra come creare una fattura elettronica con il software FATTURE GB.

All’interno del proprio ambiente web riservato, l’impresa gestisce in modo autonomo tutti i documenti necessari: fatture, preventivi, documenti di trasporto, parcelle, fatture accompagnatorie o immediate, ordini clienti, pro forma, ricevute fiscali, fatture d’acconto.

In pochi istanti, l’utente crea la fattura, la compila, salva e procede a creare la fattura XML come previsto dalla normativa.

Come visualizzare le fatture XML in PDF?

Una volta creato il file, con un semplice click è possibile visualizzare la fattura XML in formato PDF.

L’anteprima mostra il risultato ottenuto ed aiuta a verificare la correttezza dell’elaborazione appena completata. La stampa è disponibile secondo gli standard FE e AssoSoftware.

Come controllare e firmare le fatture?

Le fatture XML vengono inviate dalla ditta alla “Console Fatturazione GB Web”.

Tale gestione è un vero e proprio contenitore di tutti i documenti inviati e ricevuti dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Dall’applicazione si esegue, quindi, il controllo, la firma digitale e l’invio delle fatture XML.

Come inviare e ricevere fatture elettroniche al/dal SDI? Come scaricare le ricevute con esito?

Per emettere e ricevere le fatture elettroniche con gli strumenti offerti da GB non è necessario l’accredito al SDI.

Infatti, GBsoftware ® si pone come intermediario tra mittente e destinatario con il proprio codice destinatario QULXG4S.

Lo smistamento delle fatture ricevute viene poi svolto dal software GB tramite la partita IVA indicata nei dati anagrafici della ditta.

Sempre all’interno della “Console Fatturazione GB Web” viene recapitata dallo SDI la ricevuta che contiene l’esito dell’invio della fattura.

Come importare delle fatture XML e registrarle in Contabilità > Prima Nota?

FATTURE GB consente sia allo studio che all’impresa di importare fatture XML all’interno del programma.

L’importazione è disponibile anche per file prodotti con altri gestionali o software di fatturazione.

Lo studio può effettuare anche un’importazione massiva, cioè un caricamento multiplo di più fatture XML nella propria contabilità e passare rapidamente alle operazioni contabili.

Dalla piattaforma GB lo studio accede a Contabilità – Prima Nota (oppure a Console Fatturazione) e carica le fatture XML dei clienti (sia quelle prodotte con gli applicativi GB che quelle emesse/ricevute con altre soluzioni).

Sono sufficienti pochi minuti per avere un allineamento completo di tutte le registrazioni effettuate dalla clientela. Una volta completata il caricamento in contabilità, il commercialista potrà sfruttare l’integrazione della piattaforma GB per redigere in tempo reale il fascicolo di bilancio o le dichiarazioni/comunicazioni fiscali.

Fattura scartata dal SDI

Vediamo i passaggi da effettuare nel caso di scarto di una fattura da parte del Sistema di Interscambio.

Per conoscere lo stato di una fattura è necessario andare in Console Web e procedere con lo scarico della ricevuta.

Se nella colonna Notifica è presente un punto esclamativo rosso significa che la fattura è stata scartata. Cliccando su di esso vedremo l’esito con la notifica di scarto.

Verificato l’errore, procediamo a correggere il documento ed inviarlo nuovamente entro i 5 giorni successivi dal precedente invio.

Fattura elettronica con data errata

Vediamo come operare nel caso in cui ci siamo resi conto che una fattura elettronica inviata e consegnata abbia la data errata.

Dato che il documento è stato consegnato dal Sistema d’Interscambio, dobbiamo provvedere ad emettere nota di credito e riemettere il documento con data corretta.

Dovremo fare attenzione che comunque tra la data dell'operazione e l’invio al SDI non siano trascorsi più di 12 giorni.

Operazioni multiple: firma, invio e scarico fatture

Vediamo come sfruttare le operazioni multiple della Console Web per gestire in modo più rapido le fatture emesse e ricevute

È possibile, infatti, firmare, inviare e scaricare contemporaneamente più fatture con un singolo comando.

Report e grafici disponibili nella nuova dashboard

Tramite la nuova dashboard (pagina iniziale) del programma FATTURE GB web è possibile visualizzare una serie di dati e grafici che ci permettono di tenere sotto controllo diverse informazioni della nostra ditta, aggregate a partire dalle fatture presenti nella Console web.

La pagina è richiamabile in ogni momento dall’apposito pulsante nel menu. Sono disponibili 5 differenti report di visualizzazione.

1. Riepilogo mensile
2. Riepilogo trimestre (con riepilogo annuale)
3. Grafici di andamento (entrate, uscite, debito iva, credito iva)
4. Grafico con i 10 clienti/fornitori maggiori per fatturato
5. Grafico disponibilità (entrate, uscite e differenza)

Scadenzario - Incassi e pagamenti

Vediamo come utilizzare il dettaglio del report “Scadenzario” della dashboard per tenere traccia degli incassi da riscuotere e dei pagamenti da effettuare.

Ricordiamo che da qui è possibile vedere:

• la disponibilità, cioè le entrate e uscite suddivise per mese
• le entrate, con l’incassato e l’incassare
• le uscite, con l’importo pagato e quello da pagare

Per vedere nel dettaglio ed eventualmente aggiornare i dati (che ricordiamo vengono riportati in base alle fatture presenti nella Console web) è sufficiente cliccare sulla riga di riferimento.

Ricercare documenti emessi per periodo

Per fare ciò da Riepilogo documenti, una volta selezionata la tipologia di documento selezionata, è necessario cliccare in alto a sinistra su Filtri periodo.

Come inviare fatture e preventivi tramite e-mail?

Vediamo i passaggi da effettuare per procedere all’invio di fatture, preventivi ed altri documenti tramite e-mail.

Innanzitutto, è necessario accedere a Configurazione > E-mail e cliccare sul pulsante Nuovo per definire un nuovo account. Andremo quindi ad inserire:

• nome della configurazione
• nome del mittente (comparirà nel campo mittente della mail)
• indirizzo e-mail del mittente
• impostazioni di accesso alla propria casella di posta elettronica (server di posta in uscita, numero di porta, nome utente e password)

Terminate configurazioni e verifiche, definiremo un modello e-mail, ovvero un testo di accompagnamento ai documenti che verranno spediti tramite posta elettronica.

Inviare e-mail di sollecito pagamento

Vediamo come filtrare i documenti emessi in modo da visualizzare solo quelli che ancora risultano da saldare, così da inviare un sollecito di pagamento a mezzo e-mail.

Una volta creato un modello e-mail standard, possiamo ripetere le operazioni per tutti i documenti per cui vogliamo inviare un sollecito al cliente.

Come creare una disposizione di bonifico da Console Web?

Vediamo come creare una distinta di pagamento per le fatture ricevute nella Console Web del software Fatture GB Web.

Caricando tale file nel proprio home banking, è possibile avere già pronte le disposizioni di pagamento con tutte le informazioni principali per disporre il bonifico.

Indicando per ciascuna disposizione l’importo del pagamento, la descrizione del beneficiario, l’IBAN del creditore e quello di addebito, la causale e la data si procede a generare con un click la distinta XML da inserire successivamente nel programma di home banking utilizzato.

Emettere Ri.ba da Console

Vediamo come emettere una distinta Ri.ba da caricare nel proprio home banking a partire dalle fatture emesse presenti in Console Web.

Prima di poter procedere alla creazione della distinta è necessario creare o verificare che sia presente almeno una banca ditta codificata con i dati necessari per la creazione delle Ri.ba.

Una volta impostata la banca, andiamo a selezionare le fatture emesse per le quali vogliamo generare il file e clicchiamo il tasto Produci Ri.ba.

Come attivare i popup e disattivare AdBlock?

Un video illustrativo che mostra come attivare i popup e disattivare AdBlock nel software FATTURE GB.

Come inviare un ticket di assistenza?

Un video illustrativo che mostra come inviare un ticket di assistenza dal software.

Inizia la prova gratuita: per te 25 fatture/anno!

Inizia la prova gratuita