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Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online

Con un prossimo aggiornamento verrà introdotta in Fatturazione inWeb la possibilità di poter inviare i propri preventivi/fatture di vendita/parcelle attraverso una procedura denominata Adesione Online.

Tramite tale funzione, una volta inviato il documento, il cliente riceverà delle credenziali al fine di accedere ad una pagina web per poter visualizzare il documento ricevuto. Effettuato l’accesso sarà possibile accettare il documento, selezionare una modalità/condizione di pagamento e procedere direttamente al saldo, anche mediante modalità elettroniche quali Carta di Credito o Paypal.

Nel caso in cui si sia interessati a tale funzionalità, è comunque possibile richiederne l’attivazione in anteprima, mediante ticket di assistenza.

Panoramica sulla procedura

Andiamo a vedere più nel dettaglio un esempio del funzionamento della procedura di Adesione Online:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: funzionamento procedura on-line

Da Fatturazione inWeb si compila un Preventivo o un Ordine, con una o più condizioni di pagamento da proporre al cliente. Dopo aver salvato, si procede ad inviare il documento tramite Adesione Online, indicando o selezionando un indirizzo email del cliente.

Quest ultimo pertanto riceverà una mail contenente:

Una volta che il cliente procederà al collegamento, potrà visualizzare il documento a lui inviatogli, in modo da verificare le voci contenute e selezionare la condizione di pagamento (se sono state previste più condizoni) che riterrà più idonea.

All’accettazione del documento:

N.B. è possibile utilizzare la stessa procedura direttamente per le fatture/parcelle. In questo modo verrà omessa tutta la parte inerente l’accettazione del documento e pertanto non verranno generati altri documenti in maniera automatica.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: procedura fatture parcelle

Prime configurazioni

Prima di poter procedere ad utilizzare tale funzionalità è necessario aver impostato alcune configurazioni:

Modalità di pagamento

La procedura permette di configurare per gli incassi:

Possono comunque essere configurati più tipologie di account contemporaneamente (Paypal, Nexi, Bonifico) in modo da dare al cliente una maggiore possibilità di scelta.

Documenti generati in automatico

È inoltre consigliato impostare delle configuraizoni inerenti in documenti che possono essere generati in automatico, ovvero:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: adesione online

Predisposizione del preventivo

Una volta impostate le configurazioni di base, vediamo operativamente come utilizzare la procedura.

Andiamo a compilare un preventivo di vendita:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: preventivo di vendita

Ipotizziamo che vogliamo proporre al cliente diverse condizioni di pagamento, in modo che possa scegliere quella più congeniale alle sue esigenze. Nella sezione Pagamenti andremo a predisporne diverse scelte:

1° condizione: pagamento completo a vista fattura

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: pagamento completo a vista fattura

2° condizione: pagamento a rate – 30 / 60 giorni fine mese – 10° giorno del mese successivo

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: pagamento a rate 30-60 giorni

3° condizione: pagamento in 5 rate mensili a fine mese

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: pagamento 5 rate mensili

Salviamo il documento e procediamo ad inviare il preventivo cliccando su Invia adesione - Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: inviare adesione

Verrà aperta una maschera d’anteprima della mail – contente le credenziali per l’accesso all’adesione online - che si sta inviando al cliente:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: maschera credenziali

Procediamo con l’invio del preventivo al cliente. A questo punto si potrà monitorare lo stato dell’invio del preventivo direttamente all’interno del documento o da Riepilogo Documenti.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: stato dell'invio in riepilogo documenti

Ricezione del documento

A questo punto il cliente riceverà una mail di questo tipo:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: email cliente

Cliccando sul collegamento presente nella mail verrà aperta una maschera di questo tipo. Il cliente dovrà pertanto inserire il codice presente nella mail e cliccare su login.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: maschera da link

Fatto ciò il cliente troverà un riepilogo del documento, unitamente alla varie condizioni di pagamento che gli abbiamo proposto.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: riepilogo documento

A questo punto il cliente, dopo aver verificato la correttezza del preventivo, andrà a selezionare la modalità di pagamento desiderata, e cliccherà su Conferma Adesione per accettare preventivo e modalità di pagamento.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: click conferma adesione

Dopo aver fatto click su “Conferma Adesione”, in Fatturazione inWeb, sarà generato in automatico il relativo documento, con il sezionale che abbiamo eventualmente configurato precedentemente.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: sezionale

Nel documento sarà inoltre riportata la condizione di pagamento selezionata dal cliente:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: condizione di pagamento

Pagamento del documento

A questo punto il cliente da Adesione Online potrà accedere alla sezione inerente i pagamenti, dove saranno riepilogate tutte le scadenze del documento, e le varie modalità per procedere al saldo delle stesse.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: sezione pagamenti

Dopo aver selezionato le rate che intende saldare potrà:

Nel caso in cui ad esempio proceda al pagamento della prima rata tramite Paypal/Carta si verrà reindirizzati alla pagina dell’esercente. Il cliente dovrà pertanto inserire le credenziali del proprio account Paypal o le informazioni relative alla carta di credito per poter procedere al pagamento.

Una volta che l’operazione sarà andata a buon fine, la rata verrà segnalata come saldata.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: operazione segnalata come saldata

Contempraneamente, in Fatturazione InWeb, nella fattura di vendità la stessa rata risulterà essere saldata.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: rata saldata

Se invece il cliente deciderà di pagare a mezzo bonifico potrà utilizzare le informazioni presenti in Adesione Online per poter procedere con il pagamento tramite il proprio Home Banking.

Fatto ciò, il cliente potrà allegare copia della ricevuta del bonifico:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: allegare copia bonifico

Da Fatturazione inWeb sarà quindi possibile visualizzare l’allegato inserito dal cliente. Una volta verificata l’effetiva contabilizzazione del bonifico, sarà possibile mettere la spunta su “Saldato”, salvare il documento per aggiornare la situazione sull’area del cliente.

Modifiche al documento definitivo

Nella fattura definitiva è comunque possibile andare a modificare/integrare i dati della stessa.

Se ad esempio andiamo ad aggiungere delle righe nel corpo del documento, i relativi importi saranno aggiornati nelle scadenze ancora da saldare:

Ad esempio, riprendendo il caso visto precedentemente, andiamo ad aggiungere una voce alla fattura di vendita:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: aggiungere una voce alla fattura di vendita

Facendo ciò, nella sezione dei pagamenti verranno aggiornati gli importi solamente per le rate che risultano da saldare:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: aggiornamento importi rate da saldare

Salvando il documento, la situazione verrà aggiornata anche nell’Adesione Online del cliente:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: aggiornamento adesione online

Ora, supponiamo invece che nella fattura dove aggiugiamo l’articolo/prestazione nuovo, questo deve essere saldato con un’altra modalità di pagamento, come ad esempio un assegno.

Ritornando alla fattura di vendita, andiamo ad agguingere il rigo del nuovo articolo/prestazione, ad esempio per un importo di € 1.000,00 + IVA.

Posizionandoci nelle condizioni di pagamento, noteremo che importo verrà ripartito nelle rate non saldate della condizione già esistente...

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: importo ripartito nelle rate con condizione già esistente

...pertanto andiamo a modificare gli importi della condizione corrente, inserendo una nuova condizone di pagamento:

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: nuova condizione Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: freccia Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: nuova condizione

In questo modo, salvando il tutto, il cliente potrà avere una panoramica completa sulla situazione del documento.

Fatturazione inWeb: invio documenti tramite Adesione Online: panoramica completa del documento

Per maggiori informazioni è disponibile la guida online a questo link.

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