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Fatturazione Elettronica: il giusto approccio

Sono numerosi gli articoli apparsi recentemente che descrivono la fatturazione elettronica come un nuovo adempimento in carico a professionisti ed aziende, senza considerare le grandi opportunità che derivano dalla sua introduzione.

A nostro avviso, infatti, è fondamentale carpire i diversi vantaggi (e i rischi) che la fattura elettronica comporta e più in generale esaminare la trasformazione sostanziale del rapporto tra cliente e commercialista che ne sarà diretta conseguenza:

  1. Ottimizzazione dei tempi
  2. Riorganizzazione ed automazione dei processi
  3. Recupero della produttività
  4. Fidelizzazione e soddisfazione della clientela
  5. Ampiamento servizi offerti
  6. Canale unico per gestire i rapporti con i propri clienti
  7. Abbattimento errori umani in registrazione contabile
  8. Responsabilizzazione della clientela
  9. Riduzione degli adempimenti in carico

Formando i propri clienti e mettendoli nelle condizioni di gestire in autonomia la fatturazione tramite una piattaforma integrata con il gestionale del commercialista, è possibile importare per ciascuna ditta una quantità significativa di dati per alimentare la prima nota contabile di numerose tipologie di documenti ed allo stesso tempo limitare le azioni di data entry, che al giorno d’oggi non producono valore aggiunto.

Secondo l’osservatorio del politecnico di Milano, la transizione da un modello tradizionale di gestione del ciclo attivo ad un modello digitale, comporta un risparmio che si aggira dai 7,50 € a 11,50 € a fattura all’anno, dovuto in gran parte alla riduzione dell’impiego di manodopera (per attività di creazione, invio, relazione con il cliente, riscossione e per l’eliminazione dell’archivio cartaceo).

Analizziamo insieme vantaggi e svantaggi di 3 macro modelli organizzativi che si sono creati grazie all’evoluzione delle soluzioni tecnologiche:

  1. Lo studio opta per continuare a gestire la fatturazione del cliente (TRADIZIONALE)
  2. Il cliente utilizza già un gestionale di fatturazione, che però non comunica con il programma dello studio (SEMI-DIGITALIZZAZIONE)
  3. Il cliente utilizza già un gestionale di fatturazione integrato al programma dello studio (DIGITALIZZAZIONE)

Caso n° 1: lo studio opta per continuare a gestire la fatturazione del cliente (TRADIZIONALE)

Continuando a lavorare con questa modalità “classica”, il commercialista è consapevole di assumere il carico amministrativo del cliente, oltre a essere depositario delle scritture contabili e responsabile della conservazione sostitutiva.

Non solo: il traffico di chiamate in ingresso e in uscita può rallentare il ciclo produttivo e limitare la possibilità di dedicarsi all’aggiornamento professionale o al trattamento di pratiche più complesse.

Sono tutti oneri che devono essere valutati, poiché possono influire sulla competitività dello studio, oltre a sottrarre tempo e risorse all’attività di consulenza.

Pro

  • Gestione di realtà che non sono in grado di utilizzare strumenti tecnici per emettere/ricevere le fatture.
  • Possibilità di mettere a disposizione delle ditte un ambiente web condiviso per raccogliere tutte le fatture ed evitare problemi di reperimento dei documenti.

Contro

  • Corposo investimento di tempo giornaliero dovuto alla mole di operazioni contabili da svolgere
  • Percezione del professionista come collaboratore amministrativo e non come consulente della società
  • Difficoltà a far percepire il reale valore economico della prestazione (che comprende le spese di gestione)

Caso n° 2: il cliente utilizza già un gestionale di fatturazione, che però non comunica con il programma dello studio (SEMI-DIGITALIZZAZIONE)

Alcune realtà imprenditoriali per necessità organizzative sono dotate di programmi per emettere le fatture, ma lo strumento utilizzato non è integrato con la soluzione del proprio commercialista.

Con una clientela organizzata in questo modo lo studio è obbligato ad adattarsi alle ditte, senza un flusso di lavoro definito, poiché l’utilizzo di soluzioni non condivise costringe il personale dipendente a dover ricaricare i dati manualmente, esponendosi al rischio di eventuali errori in fase di trascrizione.

Lo scambio di dati che si stabilisce con il cliente non è automatizzato nella fase di registrazione contabile, detto ciò lo studio non ha l’onere di essere il depositario delle scritture contabili e soprattutto il costo legato alla parte amministrativa è contenuto.

Va considerato inoltre che molte soluzioni di fatturazione (sia gratuite che a pagamento) non gestiscono un piano dei conti, il che costringe il professionista a dover comunque “interpretare” le fatture per una corretta registrazione in contabilità.

Immaginiamo una classica obiezione: “Ma per registrare una fattura occorrono solo 30 secondi!”

È vero, ma è sufficiente moltiplicare il numero di fatture per i secondi e aggiungere il tempo impiegato per la correzione di eventuali errori in fase di input, per rendersi conto che l’affermazione è corretta solo in parte.

Pro

  • Riduzione del traffico di chiamate tra studio e clienti
  • Ristabilimento del ruolo esclusivo di consulente nei confronti del cliente
  • Recupero di tempo prezioso spendibile nell’aggiornamento professionale
  • Nessun obbligo di conservazione delle fatture

Contro

  • Mancanza di un piano dei conti, conseguente impossibilità di contabilizzazione automatica
  • Tempo recuperato dalla gestione amministrativa riassorbito dalla fase di registrazione delle fatture
  • Reperimento dei documenti con tempistiche e modalità incerte

3) Il cliente utilizza già un gestionale di fatturazione integrato al programma dello studio (DIGITALIZZAZIONE)

In teoria la situazione più auspicabile per uno studio: interruzioni del cliente ed imprevisti ridotti al minimo, possibilità di predisporre in fase iniziale i modelli di fatturazione in base alle necessità della singola ditta, predisposizione del processo automatico di contabilizzazione.

Il risparmio di tempo e risorse è notevole. Ogni impresa si occupa della propria fatturazione attiva e passiva, il gestionale condiviso provvede alle registrazioni contabili e il commercialista si occupa a tempo pieno della consulenza ai clienti (tassello fondamentale per una corretta gestione di adempimenti e dichiarazioni).

Fatturazione tradizionale

Fatturazione gestita in modo tradizionale

Fatturazione digitale

Fatturazione gestita in modo digitale