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Conservazione e consultazione fatture: differenze

Vogliamo fare un distinguo in questo articolo, tra quella che è la conservazione e la consultazione delle fatture elettroniche. Due scelte distinte che meritano un approfondimento, onde evitare di trarre in errore il professionista in sede di lavoro.

L'articolo 39 Comma 3, D.P.R. 633/1972 stabilisce che le fatture elettroniche sono conservate obbligatoriamente in modalità elettronica. Per conservazione tuttavia, non si deve intendere semplicemente la memorizzazione all'interno del pc del file contenente la fattura ma un vero e proprio processo che segue fedelmente specifiche disposizione di legge in materia di Amministrazione Digitale.

In cosa consiste il processo di conservazione

Normalmente il processo di conservazione elettronica a norma, è fornito da operatori privati certificati che pullulano sul mercato, la stessa Agenzia delle Entrate offre la possibilità in maniera gratuita di usufruire di un servizio di conservazione elettronica della durata di 15 anni, per tutte le fatture emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio.

Il processo di conservazione elettronica a norma è comodo e utile poiché permette di non perdere mai le fatture, di poterle leggere in qualsiasi momento e soprattutto di poter sempre recuperare con pochi semplici click, la copia originale, così come per tutti i documenti che si decide di portare in conservazione.

Il servizio di conservazione della fattura elettronica è aperto sia agli operatori economici che a coloro che ricevono fatture elettroniche, compresi i relativi intermediari incaricati. Per poter accedere al servizio, gli stessi operatori dovranno presentare l'adesione ad una convenzione di servizio specifico come prerequisito fondamentale.

Per procedere all'adesione della convenzione, si deve accedere all'area del servizio di conservazione , accettando le condizioni contenute in essa, per il contribuente che sceglie di aderire all'intesa in modalità online vedrà tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute dall'operatore attraverso il Sistema di Interscambio, essere portate in conservazione secondo i termini e le condizioni di servizio in totale conformità alle disposizioni del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013.

Di tutt'altro servizio si parla, quando si tratta invece di consultazione delle fatture elettroniche.

Consultazione della fattura elettronica

La funzionalità di Consultazione della fattura elettronica è stata una di quelle ad aver subito più aggiustamenti testuali in seguito ai rilievi adoperati dal Garante della Privacy. Il provvedimento del 21 dicembre 2018 ha previsto l'introduzione di una specifica funzionalità nell'area riservata al sito internet dell'Agenzia delle Entrate, per consentire agli operatori di poter aderire espressamente al servizio di “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche e dei loro duplicati informatici”

In ordine cronologico invece, l'ultimo provvedimento che è intervenuto in maniera è il quello del 29 aprile 2019, con il quale si è proceduto a far slittare la funzionalità di adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche e relativi duplicati, prevista inizialmente per il 3 maggio 2019 e slittata alla fine dello stesso mese.

Il servizio offerto dall'Agenzia delle Entrate, accessibile solo tramite adesione, prevede la consultazione e la successiva acquisizione del file fattura sino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI.

Qualora almeno uno tra cedente e prestatore, cessionario o committente, aderisca alla consultazione, l'Agenzia provvederà alla memorizzazione dei file delle fatture elettroniche, rendendoli disponibili alla fase di consultazione soltanto al soggetto che ha effettuato l'adesione.

Infatti, al soggetto che non ha effettuato adesione, gli unici dati disponibili saranno “i dati fattura” fino alla data del 31 dicembre dell'ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento.

Per “dati fattura” si intendono i dati fiscalmente rilevanti esclusi quelli di: natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetti dell'operazione, oltre ad altre disposizioni tributarie e i dati necessari a garantire il processo di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio, compreso il codice “hash”. Il tutto, è riportato in maniera approfondita nell'articolo 21 del Dpr 633/1972

Qualora invece nessuna delle parti aderisca al servizio, l'Agenzia delle Entrate dopo aver fatto recapitare la fattura al destinatario, si impegnerà a cancellare i dati del file fattura, memorizzando però i dati fattura. Questi saranno poi consultabili da operatori IVA o intermediari appositamente delegati. Senza adesione di servizio, non sarà possibile la consultazione delle fatture elettroniche ricevute nemmeno al cessionario consumatore finale.

Fonte

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